Nebenkostenabrechnung erstellen: Ein Leitfaden für Vermieter
Eine jährliche Nebenkostenabrechnung, auch Betriebskostenabrechnung genannt, gehört zu den Aufgaben jedes Eigentümers, der seine Immobilie(n) vermietet. In dieser werden die geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen genau mit dem tatsächlichen Verbrauch abgeglichen und anteilig auf die Mieter umgelegt. Besonders für Vermieter, die mehrere Mieter haben, klingt dies oft erstmal überwältigend. Lesen Sie in diesem Artikel, welche Posten in die Abrechnung gehören und wie Sie eine Nebenkostenabrechnung richtig erstellen.
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkosten sind der Teil der monatlichen Kosten, der unter den Begriff „Warmmiete“ fällt. Allgemein zählen beispielsweise Ausgaben wie Wasser- und Heizkosten sowie städtische Gebühren dazu. Je nach Immobilie können die Posten etwas variieren – weiter unten haben wir Ihnen ein paar Beispiele aufgeführt.
Da Ihre Mieter die Nebenkosten per Vorauskasse zahlen, müssen Sie als Vermieter ihnen einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung schicken. In diesem Schreiben wird die Vorauszahlung mit dem tatsächlichen Verbrauch abgeglichen. Haben die Mieter mehr verbraucht, als sie vorausgezahlt haben, müssen sie nachzahlen; haben sie zu viel vorausgezahlt, bekommen sie den Überschuss zurück.
Welche Posten fallen in eine Nebenkostenabrechnung?
In der Betriebskostenverordnung sind beispielsweise folgende Posten als Nebenkosten aufgeführt:
- Warmwasser- und Heizkosten
- Wasser- und Abwassergebühren
- Müllabfuhr
- Schornsteinfeger
Sofern es auf die Immobilie zutrifft, fallen außerdem Posten wie die Fahrstuhlwartung, die Gartenpflege eines gemeinsam genutzten Gartens oder der Einsatz eines Hausmeisters bzw. Concierges in die Nebenkostenabrechnung. Nicht dazu gehören Ausgaben wie Grunderwerbsteuer oder Einkommensteuer, Instandhaltungskosten, Hausratversicherung o.ä.
Welche Angaben gehören in eine Nebenkostenabrechnung?
Die Regelungen und Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung sind gesetzlich festgelegt. Neben der korrekten Adressierung der Mietpartei(en) und der vollständigen Angabe der Adresse des Objektes gehören folgende Angaben in das Schreiben:
- Der Abrechnungszeitraum
- Die Gesamtkosten
- Der Umlageschlüssel, auch Verteilerschlüssel genannt
- Die Berechnung des Anteils der Mieter
- Abzug der Vorauszahlungen
Unter einem Umlage- oder Verteilerschlüssel versteht man die Aufteilung der anfallenden Nebenkosten auf die einzelnen Mieter. Es gibt vier verschiedene Möglichkeiten der Aufteilung:
- Nach Verbrauch
- Nach Personenzahl
- Nach Wohneinheit
- Nach Quadratmetern der Wohnfläche
In der Regel einigen sich Mieter und Vermieter bei Mietbeginn auf eine Art. Geschieht das nicht, werden die Nebenkosten automatisch nach Quadratmetern der Wohnfläche umgelegt.
Wann muss ich die Nebenkostenabrechnung erstellen?
Für die jährliche Nebenkostenabrechnung haben Sie 12 Monate Zeit. Diese beginnen mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Beträgt dieser beispielsweise den 01.01.2021 bis 31.12.2021, so muss die Nebenkostenabrechnung bis zum 31.12.2022 erstellt werden. Schicken Sie den Brief am besten per Einschreiben mit Rückschein los, damit Sie nachweisen können, dass Sie ihn fristgerecht versendet haben.
Verpassen Sie die Frist, so können Sie mögliche Nachzahlungen gegenüber Ihrer Mieter nicht mehr geltend machen. Allerdings haben die Mieter weiterhin Anspruch auf eine Rückzahlung, sofern dies zutrifft. Die Rückzahlung muss innerhalb von 30 Kalendertagen erfolgen.
Besitzen Sie ein Mehrfamilienhaus oder vermieten mehrere separate Immobilien, so müssen Sie einiges nachhalten. Doch auch bei nur einem Mietobjekt minimiert die genaue Dokumentation und Organisation der Nebenkostenanteile den Zeitaufwand enorm, wenn Sie Ihre jährliche Nebenkostenabrechnung erstellen. Zudem gibt es Software-Programme, die Ihnen die Erstellung wesentlich erleichtern.
